1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

1.1. Principios y garantías del Sistema Interno de Información

En lo relativo a las Comunicaciones realizadas, GRUPO VID garantiza la ausencia de represalias y demás conductas perjudiciales, discriminaciones o sanciones por aquellas comunicaciones realizadas de buena fe o por aquellas actuaciones tendentes a evitar participar en actuaciones ilícitas.

En todo caso, la gestión del Sistema Interno de Información estará guiada, por los siguientes principios generales:

• Principio de confianza y confidencialidad: GRUPO VID gestionará cualquier Infracción comunicada de manera adecuada, seria y objetiva. Asimismo, las gestionará de manera eficaz y transparente, evitando, en todo caso, conculcar el principio de imparcialidad, así como la independencia y autonomía. Se garantiza la confidencialidad de la identidad del Informante y del Denunciado, así como de cualquier otra Parte Interesada por la Denuncia.
• Principio de objetividad: No sólo se investigarán los hechos y circunstancias que establecen o agravan la responsabilidad del Denunciado, sino también aquellos que le eximan de ella, la extingan o la atenúen.
• Principio de imparcialidad: La gestión de las Denuncias y eventuales investigaciones posteriores se realizarán nombrando a aquellas personas que no tengan ninguna relación con las actividades o negocios afectados. Igualmente, se procurará que no tengan ninguna relación con las personas afectadas, al margen de la estrictamente profesional. El tratamiento de los hechos y personas se realizará de forma neutral y objetiva.
• Principio de adecuación y suficiencia: GRUPO VID adscribirá a la resolución del caso todos los medios que se consideren adecuados y suficientes para cumplir los fines de la investigación, atendidas las circunstancias del caso, de manera que exista trazabilidad del proceso de deliberación adoptado por la Organización, de manera que pueda ser capaz de justificación de la medida ante cualquier Tercero.
• Principio de subsidiariedad o ultima ratio: Si se puede utilizar un canal de comunicación menos lesivo para el Denunciado, GRUPO VID recurrirá a la opción menos invasiva atendidas las circunstancias del caso.
• Principio de presunción de inocencia: Cualquier Denunciado tiene derecho a ser tratado como si fuese inocente, hasta que, en su caso, se acredite la comisión de una Infracción y proceda la imposición de una sanción.
• Principio de adecuación a la normativa aplicable: GRUPO VID expresa un compromiso con el respeto de los derechos de las personas afectadas a ser oídos y a dar información a los afectados.
• Protección de los Informantes de buena fe: GRUPO VID vela por las garantías de los

Informantes. Como principio general, su identidad no será revelada más allá de las personas responsables de la recepción y seguimiento de los casos, sin el consentimiento explícito e inequívoco del propio Informante.

• Prohibición de Represalias y demás Conductas Perjudiciales: GRUPO VID no tolera ninguna Represalia o Conducta Perjudicial -por acción u omisión con independencia de que se genere en el ámbito laboral o en el personal- contra quien, de buena fe, comunique hechos que pudieran constituir una Infracción conforme a lo dispuesto por esta Política, garantizando, para ello, la protección y apoyo necesario desde el momento de interposición de la Denuncia hasta el plazo de dos años desde la finalización de la investigación.
• Principio de proporcionalidad: este principio responde a la necesidad de que la sanción se ajuste a la gravedad de los hechos, evitando que ésta sea una medida arbitraria o desproporcionada.

1.2. Responsabilidades

 Todas las personas afectadas por el Código de Ético de GRUPO VID (personal de la organización y terceras partes externas que hayan aceptado expresamente el Código Ético) tienen la obligación de:

• Velar por su cumplimiento y comunicar cualquier irregularidad.
• Prestar colaboración en el análisis e investigación de una irregularidad, siempre que sean requeridos para ello por el Comité Ético o el Instructor.
• Guardar la debida confidencialidad sobre la colaboración prestada y los hechos puestos en su conocimiento.

El comunicante tiene la responsabilidad de aportar todas las pruebas o indicios que tenga a su disposición, en el momento inicial de la comunicación de la irregularidad.

La realización de comunicaciones falsas puede derivar en responsabilidades penales o civiles en los términos contemplados en la legislación vigente, así como en las medidas disciplinarias que puedan corresponder.

1.3. Protección de datos

 Los datos de los intervinientes en el procedimiento serán gestionados de acuerdo a lo establecido en el Reglamento 2016/679 de Protección de Datos de carácter personal y en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantías de los Derechos Digitales y serán incorporados al Registro de Actividades del Tratamiento de las entidades que forman parte de GRUPO VID como Responsable de Tratamiento, con domicilio en C/ SEVERO OCHOA Nº8, 29590 MÁLAGA con la finalidad de gestionar, investigar y resolver las comunicaciones en relación a la presunta comisión de irregularidades.

Los informantes podrán ejercitar gratuitamente sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, acompañando la información necesaria mediante alguno de los siguientes medios:

2. Escrito dirigido a: GRUPO VID, C/ SEVERO OCHOA Nº8, 29590 MÁLAGA
3. Por correo electrónico a la dirección: dpo@grupovid.com

Información necesaria:

• Nombre y apellidos del interesado.
• Fotocopia del DNI, pasaporte u otro documento válido que lo identifique, o de la persona que lo represente, en su caso.
• Petición en que concreta la solicitud.
• Dirección a efectos de notificación, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

Si desea obtener documentación adicional y detallada sobre nuestra política de privacidad, podrá consultarla en el pie de página del Canal, haciendo clic en el siguiente enlace http://grupovid.com/politica-privacidad/ o remitiendo correo electrónico a  dpo@grupovid.com

2. ACCESO AL CANAL DE DENUNCIA Y REPORTE DE UNA NUEVA COMUNICACIÓN.

 Haciendo clic en el enlace https://grupovid.com/canal-etico o directamente desde la página web https://grupovid.com, el comunicante podrá acceder al Canal.

Una vez el informante acceda al enlace del formulario para realizar la comunicación de denuncia, deberá indicar en el primer paso si desea realizar la denuncia anónima o nominativa.

Tras ello, se le redirigirá al formulario correspondiente en función de la opción que haya señalado y tendrá que ir cumplimentando las preguntas que van apareciendo en el formulario (motivo de la comunicación, relación con la empresa, en qué consistió el hecho…)

El informante podrá adjuntar los archivos necesarios como medios de prueba e incluso adjuntar notas de voz.

Una vez enviada la comunicación, al informante le aparecerá el mensaje de que ya ha sido enviada, y dentro del plazo de 7 días naturales se le enviará un mensaje de respuesta automática acusando recibo de su comunicación e informando que se le dará a la misma el curso correspondiente.

3. VALIDACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN REGISTRADA

 Tras el registro de la comunicación, el Comité Ético procederá a su estudio para determinar si es admitida a trámite de investigación o archivada, antes de lo cual podrá solicitar información adicional al comunicante para subsanar posibles defectos de la comunicación. Si en el plazo de 15 días naturales el comunicante no aporta dicha información y subsana los defectos señalados, se procederá a su archivo sin trámite de investigación.

El Comité Ético podrá:

1. Archivar sin trámite de investigación y finalizar el expediente, en el supuesto de que:

▪ La comunicación no cumpla con los requisitos mínimos formales para su tramitación.

▪ La conducta no presente indicios razonables de suponer una infracción.

▪ La comunicación se refiere a una duda, consulta o queja (p.e. sobre una situación laboral, características de un producto, etc.), sin que suponga una infracción.

▪ El contenido de la comunicación resulte manifiestamente irrelevante.

2. Admitir a trámite de investigación.

4. INSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE DE INVESTIGACIÓN

 4.1 Apertura del expediente de investigación

 Una vez la comunicación ha sido admitida a trámite de investigación, el Comité Ético designará al Instructor para el esclarecimiento de los hechos ocurridos, así como la identificación de los responsables.

En función del ámbito, alcance y personas presuntamente involucradas en la irregularidad comunicada, el Instructor valorará la estrategia de investigación a desarrollar en cada caso concreto, disponiendo de las siguientes opciones:

• Que el expediente de investigación sea íntegramente diseñado, liderado y gestionado por el Instructor, sin perjuicio de:
• Las consultas o apoyo que pueda requerir de otros departamentos para su completa sustanciación (designación de un equipo de trabajo).
• Pueda delegar todo o parte del proceso de investigación, en un órgano o departamento interno específico de GRUPO VID cuando ello resulte recomendable por razón de su especialidad, conocimiento específico, acceso a información o ámbito geográfico de la irregularidad a investigar.
• Pueda externalizar todo o parte del proceso de investigación, en una empresa externa colaboradora.

4.2 Medidas cautelares

 Paralelamente al inicio de la investigación y antes de comunicar los hechos a los sujetos investigados, el Instructor, previa aprobación del Área Legal, podrá adoptar medidas cautelares con carácter de urgencia cuando:

• Exista riesgo de pérdida o manipulación de la información o pruebas.
• La extrema gravedad de los hechos comunicados así lo aconsejen.

Estas medidas se llevarán a cabo en coordinación con las unidades de negocio/departamentos correspondientes y la comunicación a los sujetos investigados, estando siempre presente el principio de presunción de inocencia, podrá retrasarse mientras exista dicho riesgo, teniendo en cuenta que, salvo caso extraordinario a justificar por el Instructor, la vigencia de cualquier medida cautelar no podrá exceder de tres meses desde la comunicación inicial del comunicante al Comité Ético.

4.3 Comunicación a los sujetos investigados

 En el curso de la investigación, si los hechos investigados tienen viso de ser ciertos, el Instructor organizará tan pronto como sea posible una entrevista con el sujeto investigado, identificándose ante él como el encargado de la investigación de la supuesta irregularidad e informándole brevemente de los hechos que se le imputan, la posible calificación de los mismos y las eventuales consecuencias.

En el supuesto de que varias personas fueran responsables de la supuesta irregularidad, las entrevistas se llevarán a cabo de forma separada aunque simultáneamente para evitar la comunicación entre ellas. En este caso, si el Instructor lo considera oportuno, podrá optar por el careo entre los investigados o entre éstos y los testigos admitidos.

En este mismo acto, el Instructor invitará al posible responsable a que exponga su versión de los hechos y aporte las pruebas que estime oportunas en su defensa. Si éstas no estuvieran disponibles, el investigado dispondrá de 15 días hábiles para aportarlas, a contar desde la celebración de la entrevista. El Instructor decidirá sobre la admisibilidad de las pruebas pero no podrá denegar la práctica de ninguna, excepto que sea impertinente o inútil para la investigación.

Durante la entrevista, el Instructor formulará al investigado las preguntas que estime oportunas para esclarecer los hechos investigados. El investigado, si lo desea, no estará obligado a contestar y su negativa a contestar no podrá considerarse como la aceptación tácita de los hechos.

El Instructor levantará acta de la entrevista practicada y ésta será firmada por éste, el investigado y los testigos interrogados, en el supuesto de existir.

4.4 Proceso de investigación

 El Instructor llevará a cabo todas las acciones que considere necesarias para disponer de evidencias suficientes para la determinación y resolución de la irregularidad comunicada, atendiendo al principio de proporcionalidad. En este sentido, podrá llevar a cabo revisión de documentos, registros, dispositivos, análisis de procesos y procedimientos, realización de entrevistas, visitas, etc.

4.5 Informe final

 Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, el Instructor elaborará con la mayor celeridad posible un informe final dirigido al Comité Ético para su información, opinión y control, que contendrá detalle de las presuntas irregularidades, de los trabajos realizados, la opinión del Instructor respecto a los hechos acontecidos y, si es el caso, las propuestas de acciones o controles a llevar a cabo por GRUPO VID para impedir que dicha irregularidad se vuelva a producir.

5. RESOLUCIÓN Y CIERRE DEL EXPEDIENTE DE INVESTIGACIÓN

 5.1 Órgano responsable

 El Comité Ético es el órgano competente para resolver el expediente de investigación de cualquier irregularidad cometida en relación con GRUPO VID.

En el supuesto de incompatibilidad de cualquiera de los miembros del Comité Ético para la tramitación de cualquier asunto, dicho miembro será recusado y apartado de todos los trámites que se celebren en relación al mismo.

5.2 Resolución del Comité Ético

 El Comité Ético podrá adoptar una o varias de las siguientes decisiones:

1. Solicitar la práctica de acciones adicionales de investigación, en el supuesto de considerar que el informe final emitido por el Instructor no es lo suficientemente concluyente. En este supuesto, el expediente será remitido nuevamente al Instructor para dar cumplimiento al mandato del Comité Ético y su nueva presentación.
2. Declarar la no comisión de una irregularidad.
3. Declara la comisión de una irregularidad, pudiendo adoptar las siguientes medidas:

▪ Instar al área de Dirección de Personas la coordinación y aplicación del régimen disciplinario, que su vez será la encargada de comunicar el hecho a la unidad de negocio/departamento del investigado y/o.

▪ Trasladar a la unidad de negocio/departamento en la que se haya cometido la irregularidad la adopción de medidas correctoras para impedir la comisión de nuevas irregularidades.

4. Poner a disposición de la administración de justicia competente las irregularidades detectadas. Instar al Área Legal para que inicie el procedimiento de puesta a disposición de la irregularidad detectada a la Administración de Justicia.

5.3 Trámite de audiencia

 Recibido el informe final del Instructor, el Comité Ético en los supuestos descritos en el apartado 5.2, puntos 3 y 4, comunicará a los sujetos investigados la propuesta de resolución, quienes podrán, si lo consideran necesario, alegar de manera expresa cuanto crean conveniente para su descargo y aportar la documentación que consideren oportuna. El Comité Ético podrá invitar a participar en este trámite a cualquier persona que considere adecuado a la vista de sus conocimientos específicos.

Los sujetos investigados dispondrán de un plazo de 5 días hábiles, a contar desde la comunicación de la propuesta de resolución por el Comité Ético, para presentar las alegaciones. Transcurrido dicho plazo, la resolución será definitiva y no cabe recurso alguno.

5.4 Sanciones

Las sanciones que puedan imponerse en cada caso serán las previstas dependiendo del régimen de vinculación con el sujeto investigado.

La graduación de las sanciones se determinará en función de los hechos cometidos, pudiendo tomarse en consideración circunstancias tales como la reincidencia, el daño o perjuicios causados, las circunstancias, etc. A tal efecto, cuando sea preceptiva la tramitación de expediente disciplinario, el informe del Instructor se incorporará al expediente a fin de evitar duplicidad de actuaciones.

5.5 Información y cierre del expediente

 El comunicante de la irregularidad, mientras no se finalice el expediente de investigación, ha de ser informado sobre el estado del mismo.

Tras la finalización del expediente y, en su caso, su preceptiva comunicación al investigado y su unidad de negocio/departamento, el cierre será informado al comunicante. Dicha información contendrá únicamente mención a si los hechos comunicados han supuesto la identificación de alguna irregularidad y nunca contendrá detalles de las acciones realizadas ni de las conclusiones alcanzadas. En ningún caso, el expediente de investigación será compartido con el comunicante.

5.6 Publicidad

 La comunicación de admisión a trámite realizada por el Comité Ético, el contenido del expediente de investigación y la resolución alcanzada, no será público.

Se excepciona de lo anterior:

• El informe periódico sobre las resoluciones dictadas que el Comité Ético debe emitir con fines estadísticos al Órgano de Administración de GRUPO VID.

*La comunicación de la irregularidad a las autoridades administrativas o judiciales, en el supuesto de que ésta presente caracteres de infracción administrativa, falta o delito, en cuyo caso GRUPO VID está obligada a su denuncia.